Program Studi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi, Sekolah Vokasi (SV) UGM melaksanakan kegiatan pengabdian kepada masyarakat di Dusun Punukan, Wates, Kulonprogo. Warga diajak menumbuhkan dan mengembangkan kesadaran akan pentingnya kerja pengarsipan dimulai dari lingkup terkecil untuk menyelamatkan arsip mereka dari sejumlah risiko bencana yang ada.
Ketua Tim Pengabdian, Lastria Nurtanzila, mengatakan Dusun Punukan dipilih sebagai desa binaan sejak tahun 2018 dan diharapkan dapat menjadi daerah percontohan dalam tata kelola dan penyelamatan arsip keluarga di Kulonprogo. Setiap tahun, tim dosen Prodi Pengelolaan Arsip dan Rekaman Informasi secara rutin melakukan sharing maupun pembimbingan praktik tata cara pengelolaan arsip secara langsung di dusun tersebut. “Dikarenakan adanya pandemi tim pengabdian menyerahkan materi yang bisa diakses secara langsung oleh masyarakat desa Punukan. Penyerahan materi ini juga dilakukan dengan tetap mematuhi protokol kesehatan yang ketat,” katanya dalam rilis yang dikirim Selasa (13/10).
Kegiatan pengabdian sudah dimulai sejak 2018 lalu yang awalnya berfokus pada materi dan praktik penataan arsip keluarga. Selanjutnya di tahun 2019 warga diberi pelatihan mengenai sejumlah proses dan cara menata serta menyimpan arsip keluarga. “Kegiatan pada tahun kedua, bertujuan untuk meminimalkan kerusakan dan kehilangan dari arsip asli milik individu. Pada tahun ini, kegiatan pengabdian kembali berkembang menjadi digitalisasi arsip keluarga,” katanya.
Menurutnya, keselamatan orang dan keamanan arsip adalah bagian yang penting untuk terus diupayakan. Proses penyelamatan dapat dilakukan dengan maksimal apabila berbagai elemen selalu siap siaga dalam merespons dan menghadapi dampak yang ditimbulkan dari bencana. Oleh karena itu, peran masyarakat dalam lingkup terkecil menjadi sangat krusial untuk bisa saling membantu ketika terjadi bencana. “Setelah proses menyelamatkan diri sendiri, keluarga, orang sekitar dan harta benda, penting juga dilakukan upaya penyelamatan arsip sebagai bukti kepemilikan aset, identitas perorangan dan bukti lainnya,” katanya.
Melalui kegiatan ini, ujarnya, ia optimis masyarakat memperoleh manfaat dari kegiatan ini sehingga mereka dapat semakin mandiri dan turut serta berpartisipasi dalam perlindungan arsip yang mereka miliki sendiri.
Penulis : Gusti Grehenson