Ketekunan Hantar Ully Juara Karya Tulis ANRI 2012

“Boleh pinjam arsip?”Begitulah pertanyaan yang sering didengar Ully Isnaeni Effendi, A.Md., S.E. Sebagai petugas layanan dan pengelola Arsip UGM, ia sesungguhnya terheran-heran dengan pertanyaan semacam itu. Ia heran karena masih banyak orang menyamakan arsip dengan perpustakaan. Meski begitu dengan segera ia menjelaskan pada tamu dan pengguna tentang arsip. Ia tak bosan-bosan menjelaskan secara detail kepada user bagaimana arsip dikelola dan bisa dimanfaatkan.
“Ya heran juga, masih banyak yang menyamakan dengan perpustakaan. Karenanya kamipun kemudian menjelaskan tentang arsip terlebih dahulu. Terkadang mereka datang dari jauh dengan kebutuhan yang bermacam-macam,”ujar Ully, di Kantor Arsip UGM, Senin (7/1).
Ully bercerita, pernah suatu ketika ada alumni UGM dari Jakarta datang ke Kantor Arsip UGM hanya ingin mengetahui teman kuliah seangkatan. Iapun membantu dengan mengarahkan alumni tersebut. “Ya kadang hanya simpel seperti itu, kita harus bisa mengarahkan harus bagaimana. Bisa dilihat dari buku wisuda, maka kadang kita ini menjembatani,”ungkapnya.
Tak jarang Arsip UGM harus melayani informasi tentang sejarah gedung UGM, status tanah, rumah dosen dan beberapa dosen luar negeri yang pernah mengajar di UGM. Dengan aneka macam informasi yang dibutuhkan, mau tidak mau menjadikan semua pegawai di Arsip harus banyak membaca dan menata banyak naskah dan dokumen.
“Pernah suatu ketika dari universitas menanyakan tentang rumah dosen. Saya sempat bingung, saya cari-cari banyak tulisan tidak ketemu, namun dengan telaten membaca dan mencari akhirnya saya temukan juga, meski judulnya bukan rumah dosen namun rumah guru,”tuturnya.
Tak terasa ketelatenan menekuni pekerjaan ini telah menghantar Ully Isnaneni Effendi berprestasi di tahun 2012. Ia dinyatakan keluar sebagai juara I Lomba Karya Tulis Bidang Kearsipan ANRI. Ia meraih predikat terbaik untuk Kategori Pejabat Fungsional Arsiparis dengan mengangkat judul “Arsiparis dan Penyampaian Informasi Kepada Masyarakat”.
Bagi Ully Lomba Karya Tulis Bidang Kearsipan ANRI penuh dengan tantangan. Keikutsertaannya dalam lomba ini merupakan yang pertama kali, dan naskah yang ia kirim disaring diantara 27 naskah untuk katagori peserta berasal dari arsiparis.
Setelah dinilai Tim Juri sebanyak lima orang, naskah karya tulisnya dinyatakan terbaik. Tim Juri terdiri ketua Drs. Mustari Irawan, MPA (Deputi Bidang Konservasi Arsip, ANRI) dan anggota Chatarina Saptorini, S.H., M.Si (Direktur Akreditasi & Profesi Kearsipan, ANRI), Drs. Bambang Iwan, M.Hum (Sekretaris Jenderal Asosiasi Arsiparis Indonesia), Prof. Dr. Rahayu Surtiati Hidayat (Ahli Bahasa Hukum, Universitas Indonesia) dan Jajang Jamaludin (Redaktur Majalah Tempo).
Sementara untuk Katagori Umum tim juri menyeleksi 104 naskah.“Tentu saja senang, terus terang baru pertama kali mengikuti lomba karya tulis ini. Padahal setiap tahun selalu diadakan oleh ANRI,” kata Ully.
Ully menjelaskan karya tulisnya untuk lomba kali ini sesuai tema. Meski begitu dibeberapa sisi lain, ia melakukan eksplore dengan bentuk tulisan dan bahasa yang enak dibaca. “Karena saya arsiparis, apa-apa yang dihadapi saya tulis sesuai tema,”jelas Ully.
Merasa bekerja dibawah Bidang Layanan Informasi Arsip UGM, Ully mengaku perlu menuangkan dalam bentuk tulisan bagaimana arsip dikelola hingga bisa sampai ditangan pengguna dan dimanfaatkan. Sehingga isi karya tulis ini merupakan pengalaman dan realistis. “Benar-benar terjadi dan karya tulis saya menyeluruh sejak dari arsip dikelola hingga informasi tiba ditangan masyarakat pengguna,”akunya.
Sebagai contoh arsip statis yang terbuka untuk umum, sebagai petugas layanan dan pengelola arsip ia berusaha agar informasi sampai masyarakat. Dengan begitu informasi mencakup semua, tidak sekedar pelayanan saja. “Sehingga pengelolaan arsip menjadi sarana temu balik sampai informasi itu digunakan atau diakses oleh masyarakat,”imbuh Ully, arsiparis yang juga mengajar di Program Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi UGM. (Humas UGM/ Agung)