“Melayani mahasiswa itu harus sabar. Mereka itu pelanggan. Perlakukan mereka dengan baik. Apapun persoalannya,”
Hal itu disampaikan Rohmad, A.md., 47 tahun, menceritakan pengalamannya melayani mahasiswa selama kurang lebih 23 tahun. Selama itu pula, kata Rohmad, dia menemukan berbagai pengalaman unik dan berkesan dalam melayani mahasiswa, mulai dari mengurus rencana studi, menyusun jadwal kuliah, skripsi hingga urusan wisuda. “Porsinya hampir 90 persen pelayanan pada mahasiswa. Satu orang mahasiswa kita layani minimal selama 4-5 tahun, dari awal ia mengisi rencana studi hingga diwisuda,” kata Tenaga Kependidikan UGM ini ditemui di kantornya, Subdirektorat Peningkatan Pertumbuhan Kepemimpinan Berkualitas (PPKB), Direktorat Kemahasiswaan UGM, Jumat (12/7).
Rohmad yang pekan lalu mendapatkan penghargaan administrasi akademik berprestasi nasional dari Dirjen Dikti, Kemendikbud, mengaku bekerja di UGM sejak tahun 1990 dengan memulai karirnya sebagai tenaga pelaksana bagian akademik di Fakultas Ekonomika dan Bisnis (FEB). Sempat dua tahun membantu bidang kemahasiswaan, namun pada tahun 2006 dia diangkat sebagai kepala seksi akademik di fakultas tersebut hingga pertengahan tahun 2013.
Bekerja di administrasi akademik, kata Rohmad, tidak hanya mahasiswa saja yang dilayani namun juga dosen, orang tua dan alumni. Namun yang paling menantang menurut Rohmad adalah mengurusi perubahan jadwal kuliah atas permintaan dosen yang berhalangan hadir mengisi kuliah karena alasan memiliki kesibukan lain di luar kampus atau tengah jadi pejabat di pemerintahan. “Satu semester sekitar 700 hingga 1.000 perubahan jadwal kuliah,” katanya.
Di FEB UGM, kurang lebih 2.000 mahasiswa yang harus dilayani Rohmad. Padahal di bagian seksi akdemik rohmad dibantu 8 orang. Karena keterbatasan SDM ini menurut Rohmad memerlukan tuntutan kerja ekstra. Beruntung pada tahun 2008, kata Rohmad, ia berhasil merealisasikan idenya memberikan pelayanan kepada mahasiswa lewat pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi. Sehingga untuk perubahan jadwal kuliah atau pengumuman informasi akademik, cukup disampaikan lewat sms ke mahasiswa atau lewat website.
Upaya ini menurutnya cukup efektif dan efisien karena lewat sms justru mengurangi beban kerja dan menghemat biaya. Pasalnya untuk perubahan satu jadwal kuliah sebelumnya membutuhkan proses kurang lebih satu hari mulai dari menempel pengumuman, mengirim surat ke dosen bersangkutan. “Satu semester itu ada 275-300 kelas dari 120-an mata kuliah. Satu kelas ada 14 kali pertemuan. Bayangkan jika 50 persennya saja ada perubahan jadwal,” imbuhnya.
Prinsip yang selalu dipegang lulusan D3 Ekonomi UGM ini adalah selalu melayani mahasiswa dengan senyum, sabar dan ramah. Apapun masalah yang dihadapi mahasiswa, dia harus mampu memberikan solusi. Karena itu dia tidak segan-segan menyapa mahasiswa lewat sms terutama bagi mahasiswa yang tengah menghadapi persoalan pada studinya. “Setiap mahasiswa yang hampir DO (drop out), kita panggil. Hingga 60 persen kasusnya berhasil diselesaikan,” kata tenaga kependidikan yang pernah mendapat penghargaan tenaga kependidikan beprestasi UGM tahun 2012 ini.
Kendati selalu memberikan pelayanan prima kepada mahasiswa, namun dalam bekerja rohmad mengaku dirinya selalu menegakkan aturan akademik yang berlaku di fakultas dan universitas. Ia pun tak segan-segan memberikan punishment pada mahasiswa apabila melanggar. Menurutnya apa yang dilakkukannya itu sebagai upaya melatih mahasiswa bersikap disiplin dan tidak kompromi dengan pelanggaran yang dilakukannya meski dari sikapnya itu Rohmad juga sering mendapat complain dari mahasiswa. (Humas UGM/Gusti Grehenson)