Perpustakaan dan Arsip Universitas Gadjah Mada (UGM) menyelenggarakan pelatihan teknis kearsipan dengan tema “Pengelolaan Arsip Dinamis” yang diselenggarakan tanggal 26-28 Juli 2023 di Artotel Suites Bianti Yogyakarta.
Kepala Bidang Arsip UGM sebagai ketua penyelenggara, Dyana Rakhmasari K, S.E., M.Ec.Dev., menyampaikan pelatihan digelar untuk meningkatkan kesadaran terhadap fungsi dan peranan arsip sebagai bukti akuntabilitas kinerja dan mendukung proses pengambilan keputusan pada organisasi baik pemerintah pusat, daerah, bisnis, perguruan tinggi, dan lembaga lainnya. Selain itu, pelatihan ditujukan untuk meningkatkan pengetahuan manajerial bidang kearsipan, meningkatkan pengetahuan dan keterampilan di bidang kearsipan, serta meningkatkan dan mengembangkan keterampilan di bidang kearsipan.
Kegiatan ini diikuti sebanyak 66 peserta dari 18 instansi meliputi 10 Universitas, 1 Sekolah, 2 Kementrian, 4 Kabupaten/Badan/Inspektorat dan 1 Perseroan Terbatas. Ke-66 peserta tersebut mewakili institusinya yang berada di 8 Provinsi antara lain Kepulauan Riau, Sumatra, Kalimantan, Bangka Belitung, DKI Jakarta, Jawa Timur, Jawa Tengah, dan D.I. Yogyakarta.
“Selama pelatihan peserta mendapatkan materi terkait kerasipan dan juga berkesempatan mengunjungi sejumlah obyek wisata terkait arsip di Yogyakarta,”tutur Dyana dalam rilis yang diterima Selasa (31/7).
Pelatihan pengelolaan arsip dibuka oleh Kepala Perpustakaan dan Arsip UGM, Dra. Nawang Purwanti, M.Lib. Ia menyampaikan tentang pentingnya pengolahan arsip secara berkesinambungan. Selain itu, ia turut menjelaskan UGM telah melakukan transformasi tata kelola organisasi per 1 Juli 2023, salah satunya penggabungan Perpustakaan dan Arsip UGM dalam satu unit kerja.
Kegiatan pelatihan kearsipan berlangsung selama tiga hari. Pelatihan hari pertama peserta mendapatkan pemaaparan materi Pengantar Kearsipan oleh Julianto Ibrahim, S.S., M.Hum.., Pengelolaan Arsip Aktif oleh Anna Riasmiati, A.Md., S.E., dan Penyusutan Arsip oleh Isti Maryatun, A.Md., S.ST.Ars.
Lalu di hari kedua, peserta diberikan penjelasan tentang Penilaian Arsip oleh Kurniatun, A.Md., S.I.P, Pengelolaan Arsip Inaktif oleh Heri Santosa, A.Md., S.ST.Ars., dan Manajemen Records Center disampaikan oleh Musliichah, S.IP, M.A. Peserta juga mendapatkan kesempatan untuk melakukan praktik dalam 3 sesi yang dipandu tim fasilitator.
Berikutnya, di hari ketiga peserta pelatihan berkesempatan untuk melakukan kunjungan ke Diorama Arsip Jogja, Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) DIY. Melalui kunjungan tersebut ditujukan untuk menghidupkan arsip sejarah DIY dan mengenalkan sejarah DIY secara runtut dari masa Panembahan Senopati hingga Keistimewaan DIY. Kegiatan dilanjutkan dengan wisata arsip di Perpustakaan dan Arsip UGM, agar peserta dapat lebih mengenal dan dapat mempraktikkan bagaimana Arsip UGM dalam pengolahan arsip, proses alih media, dan preservasi serta dapat melihat depo arsip statis, depo arsip audiovisual, kartografi, dan lainnya.
Penulis: Ika