Untuk menghimpun seluruh data kepegawaian baik Pegawai Negeri Sipil maupun Pegawai Tidak Tetap di lingkungan UGM, dan dalam rangka mewujudkan amanat UU No 20 Tahun 2003 tentang Sisdiknas, serta mempersiapkan pengalihan status pegawai menjadi pegawai universitas, Direktorat SDM menyelenggarakan Pekan Verifikasi Data Kepegawaian UGM. Kegiatan ini dilaksanakan untuk memperoleh database kepegawaian UGM yang meliputi : PNS Dosen, PNS Non Dosen, Pegawai Tidak Tetap (Honorer SK-Rektor) yang lengkap, tepat dan akurat.
Seperti dijelaskan Isnan Rahmanto Ak, Pekan Verifikasi Data Kepegawaian UGM diselenggarakan selama 15 hari, dari tanggal 14 s.d 28 Maret 2007. Untuk mendukung kegiatan ini, Direktorat SDM telah membentuk Tim Pengembang Human Resources Information System (HRIS). Tim ini telah mengembangkan aplikasi HRIS berbasis web yang dapat diakses melalui alamat http:/hris.ugm/, serta menyusun roadmap pengembangan HRIS dan mendidik operator yang akan melayani entry data di masing-masing unit kerja.
“Tim sesungguhnya telah melakukan entry berdasar data yang ada dalam berkas di Direktorat SDM, dengan hasil sebagaimana yang telah dicetak dan dibagikan kepada masing-masing pegawai. Namun, disadari data tersebut belum tentu lengkap dan benar sehingga memerlukan verifikasi dari yang bersangkutan,†ujar Isnan menanggapi penyelenggaraan kegiatan ini.
Mengenai mekanisme verifikasi data, kata Isnan, maka pegawai yang telah menerima cetakan entry tahap I melengkapinya dengan cara: menyerahkan dokumen kepada operator di masing-masing unit kerja untuk kemudian melakukan entry oleh operator, menyerahkan file softcopy/digital yang telah dimiliki kepada operator sepanjang sesuai dengan kebutuhan, meminta blanko softcopy dari operator atau langsung dari aplikasi dengan menggunakan user: lihat dan password: lihatlah. Setelah dilengkapi, diserahkan kepada operator.
“Selain itu, bagi pegawai yang mempunyai email dengan ekstensi ugm.ac.id dapat meminta akses ke sdm@ugm.ac.id atau kepegawaian@ugm.ac.id. Cara ini diberikan bagi meeaka yang ingin memasukkan data secara langsung ke aplikasi HRIS,†tandas Isnan.
Kunci keberhasilan kegiatan ini, ditegaskan Isnan, terletak pada peran serta seluruh pegawai UGM. Setelah seluruh data dimasukkan dalam database, kata dia, akan dilakukan verifikasi dan validasi (dicetak sekali lagi).
“Selanjutnya hasil cetakan tersebut dimintakan persetujuan masing-masing pegawai, bila terdapat kekeliruan masih memungkinkan untuk dibetulkan. Setelah mendapat persetujuan, dari pegawai yang bersangkutan atau melewati jangka waktu batas persetujuan, data cetakan tahap II tidak mengalami perubahan maka data tersebut akan menjadi database kepegawaian di Direktorat Sumber Daya Manusia yang valid,†tukas Isnan. (Humas UGM).