Meraih predikat kampus informatif di tahun 2019, Universitas Gadjah Mada terus berusaha meningkatkan kualitas layanan informasi untuk masyarakat diantaranya melibatkan mahasiswa difabel dalam pengelolaan informasi di UGM.
“Alhamdullilah kita meraih kategori tertinggi, paling informatif menurut penilaian Komisi Informasi Pusat, dan kita melibatkan mahasiswa difabel agar kebutuhan informasi para difabel juga bisa terlayani,” ujar Drs. Gugup Kismono, MBA., Ph.D, PPID Utama UGM, Kamis (30/7) pada acara UGM Update bertema Keterbukaan Informasi Publik.
UGM mampu menjadi kampus informatif melalui perjalanan panjang. Perjalanan panjang tersebut terkait pengelolaan informasi di UGM yang transparan, akuntabel dan melibatkan partisipasi masyarakat.
Terkait perjalanan panjang tersebut, Gugup menjelaskan UGM sudah lama melaksanakan UU Keterbukaan Informasi Publik. Selain itu, UGM sudah bertahun-tahun membentuk Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID).
“Jadi, kalau menilik prosesnya, kita pernah di peringkat 2, peringkat 5, peringkat 6, menuju informatif dan baru kemudian menjadi kampus informatif,” terangnya.
Berbagai usaha lain yang dilakukan UGM sebagai kampus informatif adalah belajar kepada Kementrian Keuangan sebagai lembaga yang sudah lama mapan dalam hal pelayanan informasi publik. UGM juga sering melakukan konsultasi dengan Komisi Informasi Pusat.
Dari yang telah dilakukan, kata Gugup, UGM semakin lama semakin paham dan melahirkan produk-produk informasi reguler untuk publik. Sementara segmen yang dilayani pun semakin lama semakin luas.
“Kita juga meminta masukan dari masyarakat. Berbagai inovasi terus kita lakukan agar terus bisa melayani masyarakat. Tahun ini kita informatif, tahun depan belum tentu jika terjadi penurunan kualitas informasi,” katanya.
Gugup mengakui informasi terkait pendidikan dan pengajaran paling banyak dicari publik selama ini. Menyusul kemudian informasi soal kemahasiswaan, terutama terkait beasiswa.
“Dua itu yang mendominasi, terutama di saat-saat pendaftaran mahasiswa baru. Banyak yang bingung karena di luaran banyak juga website yang mengatasnamakan UGM,” ucapnya.
Gugup menuturkan semua orang memiliki hak untuk mendapatkan informasi soal UGM, kecuali yang bersifat privat dan jenis informasi yang masih dalam proses. Sebab, ada beberapa informasi yang perlu penguasaan sebelum dipublikasikan.
Seperti laporan keuangan UGM, menurutnya, prosesnya sangat panjang. Laporan keuangan harus melalui proses audit BPK atau audit eksternal dan masukan dari audit internal.
“Setelah audit baru dipublikasikan dan secara reguler kita melaporkan keuangan di website. Jadi, jika ada informasi yang belum kita kuasai maka itu butuh waktu, tapi kalau informasi itu sejauh bisa kita kuasai kita akan berikan cepat,” urainya.
Soal kecepatan layanan informasi ini, UGM tergolong cepat. Sementara banyak kanal dibuka untuk mempermudah masyarakat mendapatkan informasi.
Sesuai standar di UU KIP, lama layanan informasi diberikan 2 minggu atau 10 hari kerja. Jika informasi yang diharapkan belum juga didapatkan maka ada perpanjangan waktu.
“Statistik yang ada selama ini tercatat 7,5 hari UGM paling lama memberikan layanan informasi. Tapi pada umumnya 1 hari sudah terlayani, jadi jika di rata-rata pelayanan publik informasi kita 1,75 hari, dan ternyata yang internal juga banyak, tak hanya mahasiswa, juga dosen mungkin karena channel kita mudah,” imbuhnya.
Penulis : Agung Nugroho