Sebagai upaya pencegahan penyebaran Covid-19, Rektor UGM telah menerbitkan SE Nomor 1683/UN1.P/HKL/TR/2020 tanggal 23 Maret 2020 tentang Pembatasan Maksimal Kegiatan di Kampus UGM. Pembatasan maksimal ini telah berlangsung lebih dari 2 bulan dan tentu tidak mungkin selamanya dilakukan pembatasan maksimal karena layanan perguruan tinggi harus tetap berjalan.
Oleh karena itu, UGM perlu mencari titik keseimbangan agar pegawai terlindungi dari penularan Covid-19, tapi layanan tetap bisa berjalan dengan baik. Melalui rapat dan pembahasan Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset dan Wakil Rektor Bidang Perencanaan, Keuangan dan Sistem Informasi, Satgas Covid-19, Dekan FKKMK, Sekretaris Rektor dan pihak-pihak terkait, UGM membuka wacana melakukan pelonggaran pembatasan maksimal.
Dr. Drs. Ratminto, M.Pol.ADMIN, Direktur Sumber Daya Manusia, mengatakan wacana melonggarkan pembatasan maksimal akan dimulai 15 Juni 2020. Oleh karena itu, harus dilakukan persiapan terkait sarana dan prasarana. UGM pun lantas melakukan kajian terhadap Wfh dan Wfo.
“Karena bagaimanapun kantor atau tempat kerja lokus interaksi dan berkumpulnya orang merupakan faktor risiko yang perlu diantisipasi. Perlu dilakukan upaya mitigasi dan kesiapan kantor atau tempat kerja juga fasilitas pendukung seoptimal mungkin sehingga dapat beradaptasi melalui perubahan pola hidup dan pola kerja pada situasi Covid-19 atau New Normal,” katanya di UGM, Kamis (4/6).
Dalam berbagai pembahasan terkait pelonggaran pembatasan maksimal, UGM mengkaji berbagai sisi kelebihan dan kelemahan work from home dan work from office. Kelebihan wfh diantaranya jam kerja dan lingkungan kerja relatif fleksibel, pakaian kerja yang “nyaman”, lebih fokus dalam rapat online daripada offline dan tidak terdistraksi suasana kantor.
Sedangkan kelemahannya anggaran biaya listrik dan internet meningkat, menyebabkan kelelahan pada pegawai karena terdapat tekanan normatif pada pegawai untuk mengintensifkan pekerjaan dan laporan capaian kinerja. Selain itu, periode wfh yang cukup lama bisa berakibat pegawai merasa kesepian, kurang sosialisasi serta bosan.
“Bagi organisasi atau lembaga kelebihan diantaranya bisa efisien dalam biaya operasional kantor karena berbasis teknologi, ramah lingkungan serta mengurangi polusi udara, kemacetan wilayah kantor/kampus. Sementara kelemahan diantaranya sulit memantau keberadaan pegawai dan output kinerja jika dukungan sistem informasi tidak maksimal,” ucap Ratminto.
Dikatakan keinginan UGM melakukan pelonggaran pembatasan maksimal juga mengacu pada Surat Edaran MenPANRB, No 58 Tahun 2020, soal Aparatur Sipil Negara (ASN) bekerja dengan Tatanan Baru mulai 5 Juni 2020. Untuk itu, dilakukan perubahan sistem kerja agar dapat beradaptasi terhadap tatanan kerja baru yang produktif sekaligus aman dari Covid-19.
Perubahan-perubahan tersebut antara lain penyesuaian sistem kerja dengan memperhatikan protokol kesehatan. Adapun kebijakan umum terkait menuju New Normal di UGM yang dirumuskan adalah pengaturan lokasi kerja, baik mereka yang nantinya bekerja di kantor (WFO) dan bekerja di rumah (WFH).
“Semua ini untuk mendorong berkembangnya remote working di UGM. Organisasi bisa menemukan titik keseimbangan agar pegawai rentan tetap terlindungi dari kemungkinan penularan Covid-19, di sisi lain layanan dan pelaksanaan tugas tetap bisa berjalan dengan baik,” sebutnya.
Untuk penentuan mereka yang bekerja secara wfo dan wfh dengan mempertimbangkan jenis pekerjaan, kompetensi pegawai, hasil evaluasi kinerja laporan disiplin pegawai, dan kondisi kesehatan, termasuk kondisi kesehatan keluarga apakah ada kemungkinan OTG, ODP, PDP atau bahkan positif Covid-19.
Sedangkan untuk kebijakan khusus maka bagi pegawai yang memiliki penyakit tertentu, seperti diabetes, darah tinggi, kanker maupun penyakit bawaan lainnya yang rentan terhadap Covid-19, diarahkan untuk tetap bekerja dari rumah. Bagi pegawai yang mengalami sakit, semisal bersin-bersin, batuk, pilek, demam, dan memiliki riwayat interaksi dengan pihak/lingkungan yang terjangkit Covid19 diharuskan melapor kepada atasan langsung dan menghubungi Tim SATGAS Covid-19 UGM atau melakukan karantina diri agar dapat sebagai pertimbangan pihak yang berwenang.
Ratminto menyebut untuk menjaga sirkulasi udara dan pergerakan manusia di ruang kerja tetap terjaga, unit kerja dapat melakukan pengaturan jumlah pegawai yang bekerja dalam satu ruang dengan sistem shift. Pengaturan pembagian kerja dapat mempertimbangkan kebutuhan physical distancing, usia, maupun efektivitas layanan.
“Pembagian shift diimbau dilakukan dengan metode pembagian tim kerja, setiap tim kerja wfo selama 2 minggu, selanjutnya wfh selama 2 minggu. Hal ini, untuk memberikan kesempatan bagi pegawai untuk melakukan isolasi mandiri selama 14 hari sesuai kalender setelah wfo,” ucapnya.
Hal yang tak kalah penting dalam menyongsong pelonggaran pembatasan maksimal di UGM, kata dia, terkait penyiapan dukungan infrastruktur, diantaranya penyiapan media informasi dan memastikan output produk layanan online maupun offline tetap sesuai dengan standar yang ditetapkan. Selain itu, memperhatikan jarak aman, kesehatan, dan keselamatan pegawai yang melakukan pelayanan langsung.
“Disinilah pentingnya edukasi dan sosialisasi, diperlukan media informasi protokol kesehatan sejak persiapan ke kantor sampai dengan pulang dari kantor,” tuturnya.
Sebelum pelaksanaan New Normal tersebut Ratminto mengimbau untuk penyiapan lingkungan kerja yang aman dan sehat. Sebab, pegawai dapat diinstruksikan kembali bekerja di kantor dengan asumsi fasilitas dan lingkungan kerja yang aman dan sehat.
Diperlukan upaya diantaranya penyiapan sarana dan prasarana kerja yang aman dan sehat seperti disinfektan, penyediaan sarana cuci tangan, penyediaan thermo gun, masker, face shield, hand sanitizer, pemasangan tabir dan lain-lain. Selain itu, penyediaan ruang observasi pegawai dengan gejala Covid-19.
“Tujuan penerapan protokol adalah mencegah, mengurangi penyebaran, dan melindungi pegawai UGM dari risiko Covid-19. Memberikan panduan bagi pegawai UGM dalam kaitannya dengan pencegahan penyebaran Covid-19 di lingkungan UGM mulai dari persiapan ke kantor hingga kembali ke rumah,” imbuhnya.
Hal lain yang perlu diperhatikan menuju New Normal di UGM nantinya adalah protokol persiapan menuju ke kantor diantaranya selalu mengenakan masker, membawa hand sanitizer atau sabun cuci tangan. Untuk menghindari penggunaan aksesoris seperti jam tangan atau perhiasan. Jika rambut panjang, ikat rambut ke arah belakang, atau gunakan penutup kepala, membawa bekal makan siang, membawa perlengkapan salat sendiri, dan sebisa mungkin hindari penggunaan transportasi umum.
“Sebelum memasuki ruang kerja wajib cuci tangan dengan sabun, pemeriksaan suhu badan dengan thermo gun oleh petugas. Pegawai dengan suhu tubuh 37,5 derajat celcius keatas, tidak diperkenankan memasuki ruang kerja dan diimbau untuk segera memeriksakan diri ke GMC atau klinik Korpagama. Pegawai wajib memakai masker, bagi petugas front liner diimbau mengenakan faceshield. Ganti masker maksimal setelah 4 jam, segera ganti masker bila basah, dan pegawai wajib menjaga physical distancing. Selalu menjaga jarak aman dengan rekan kerja serta membiasakan tidak berjabat tangan dan menerapkan perilaku hidup sehat dan bersih di tempat kerja,” ungkapnya.
Penulis : Agung Nugroho
Foto : Okezone