UGM Raih Penghargaan Arsip Terbaik Nasional
UGM Raih Penghargaan Arsip Terbaik Nasional
YOGYAKARTA - Arsip Universitas Gadjah Mada dinobatkan sebagai arsip terbaik nasional tingkat perguruan tinggi yang diadakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) pada 17 Agustus lalu di Jakarta. Perlombaan yang diikuti 20 Arsip Universitas yang lolos seleksi, Arsip UGM dinobatkan sebagai juara 1 disusul arsip UNS dan Arsip Universitas Udayana Bali. Kepala kantor Arsip UGM, Dra. Rr. Tristiana Chandra Dewi Trias Iriani, S.IP., M.Si mengatakan penghargaan nasional ini sebagai bentuk apresiasi sekaligus memotivasi para arsiparis untuk memberikan layanan informasi kearsipan yang lebih baik lagi. “Penghargaan ini adalah apresiasi buat kita sekaligus memotivasi kita untuk terus mempertahankan prestasi,” kata Dewi ketika dihubungi di kantor Arsip UGM, Kamis(27/8).
Menurut Dewi, beberapa kriteria yang dinilai dalam lomba kearsipan tingkat perguruan tinggi tersebut diantaranya pengelolaan arsip, norma standar pedoman dan kriteria, status kelembagaan, dan kelengkapan sarana dan prasarana. “Selain penilaian berkas, kita juga diminta menyampaikan presentasi terkait perkembangan kantor arsip masing-masing,” katanya.
Sebagai informasi, kantor arsip UGM saat ini menempati ruang lantai tiga di gedung perpustakaan universitas sejak 2012 lalu. Sebelumnya, saat diresmikan pada tahun 2004, Arsip UGM ini menempati gedung Pantja Darma, Sekip unit B lantai 1. Keberadaaan kantor arsip di perpustakaan justru dimanfaatkan oleh kantor Arsip untuk mengenalkan beberapa koleksi arsip pada para mahasiswa dan masyarakat umum. Setiap bulan, kantor Arsip UGM memajang beberapa koleksi arsip menyesuaikan dengan tema-tema tertentu. “Tentu dengan harapan, mahasiswa dan generasi muda bisa memiliki memori kolektif mengenai perkembangan UGM dari masa ke masa,” kata Dewi.
Selain itu, kata Dewi, Arsip UGM juga membina lembaga kearsipan di tingkat unit, direktorat, dan fakultas di seluruh lingkungan UGM. Setiap dua bulan sekali, para pegelola arsip tersebut diberi pelatihan dalam manajemen tata keloa kearsipan. “Tidak hanya ahli di bidang kearsipan namun memiliki etika dalam pelayanan,” katanya.
Salah satu arsiparis UGM, Zaenuddin, menuturkan kantor arsip UGM memiliki 19 pegawai yang 10 diantaranya adalah berprofesi sebagai arsiparis. Mereka mengelola dan merawat arsip yang mencapai puluhan ribu dalam bentuk arsip tekstual yang berjumlah 57.797 berkas, arsip khusus 428 berkas. Selanjutnya arsip dalam bentuk audio visual meliputi arsip foto sebanyak 22.486 lembar, arsip foto negatif 5.925 ekpose, arsip rekaman suara, arsip video dan arsip film.
Pria yang pernah meraih penghargaan juara 2 arsiparis teladan tahun 2009 ini menambahkan tidak mudah bagi arsiparis untuk mengeloa puluhan ribu berkas arsip tersebut. Apalagi saat ini perkembangan teknologi pendokumentasian yang selalu berubah dari waktu-ke watktu. Pihaknya pun juga mengantisipasi hal itu dengan melakukan penambahan sarana-sarana penunjang untuk pemeliharaan dan perawatan arsip. (Humas UGM/Gusti Grehenson)