Sebanyak 50 peserta Diklat Manajemen Kearsipan dan Tata Persuratan di lingkungan Perguruan Tinggi Agama Islam Se Jawa-Madura, yang dilaksanakan di surakarta selama 4 hari, 12-16 Juni 2007 mengunjungi gedung Arsip UGM.
Rombongan dipimpin langsung oleh Ketua STAIN Surakarta, Prof. Dr. Usman Abu Bakar, MA dan didampingi Pembantu Ketua I Drs. Imam Sukardi, M.Ag, Pembantu Ketua II H.Ahmad Fauzi, MA dan Pembantu Ketua III Drs. Baidi, MPd. Kedatangan peserta diklat ini diterima langsung oleh Kepala Arsip UGM, Sri Hidayah Murdiat, SH dan Kepala Bidang Database, Dra. Suwarni.
Dalam sambutannya, Ketua STAIN Surakarta mengemukakan, kegiatan pelatihan yang diselenggarakan oleh Depag ini adalah dalam rangka peningkatan kemampuan SDM di bidang kearsipan.
“Setelah mengetahui pengelolaan arsip di UGM, diharapkan para peserta pelatihan bisa menerapkan pengetahuan yang diperolehnya di perguruan tingginya masing-masing†ungkap Prof. Usman.
Sedangakan Sri Hidayah Murdiat, SH selaku Kepala Arsip UGM menjelaskan kepada peserta rombongan bahwa pengelolaan arsip yang akurat bisa digunakan Pimpinan sebagai bahan pengambilan keputusan, karena arsip adalah salah satu sumber informasi meski dengan corak apapun, yang sangat penting untuk menunjang kegiatan organisasi.
Sementara Dra. Suwarni menambahkan, pengelolaan arsip tidak hanya mengolah fisik arsip belaka, tapi juga mulai dari pengumpulan, pengelompokan, pendiskripsian, entri data, penataan, penyimpanan, perawatan, penyelamatan dan pelayanan.
“Tapi tidak kalah pentingnya adalah pemahaman kebutuhan dari pengguna. Kadang sebuah informasi di dalam arsip yang tersimpan sulit diketemukan kembali. Hal ini disebabkan karena informasi yang dicari hanya bagian dari isi arsip, esensi informasi tidak tercermin dalam judul maupun isi arsip,†jelasnya.
Kata Suwarni, manajemen arsip tidak cukup hanya dengan manajemen fisik belaka tetapi juga manajemen informasinya. (Humas UGM)