Dalam rangka kegiatan pembangunan digital library di Perpustakaan Puslit Biologi yang juga merupakan bagian dari kegiatan Puslit Biologi-LIPI, Bogor, tim pustakawan yang terdiri dari Lukman Budiman, SIP dan Rina Munazar, berkunjung ke Perpustakaan UGM, Rabu (5/4).
Kunjungan ini merupakan rangkaian studi banding berkenaan dengan pengembangan perpustakaan digital di perpustakaannya. Di perpustakaan UGM tim pustakawan dari Puslit Biologi tersebut diterima oleh Kasi Perawatan Teknologi Informasi & Koleksi Cetak, Janu Saptari, dan Ka Sub Seksi Perawatan Teknologi Informasi/Design Web, A. Fakih Usman, SIP.
Dalam acara tanya jawab tersebut dibahas beberapa aspek kegiatan proses pengolahan data/ dokumen digital, diantaranya adalah: jenis dokumen yang digitalisasi, scanning (meliputi proses scanning, alat yang dipakai, jenis scanner) software yang digunakan, proses editing, proses konversi, katalogisasi katalog digital. Selain itu dikemukakan pula mengenai pengaturan cakupan data/ ruang lingkup data/ dokumen yang ditampilkan, apakah informasi dokumen yang ditampilkan merupakan fulltext atau hanya terbatas abstrak saja.
Dikemukakan oleh Janu Saptari, bahwa di lingkungan UGM terdapat enam puluh empat perpustakaan yang meliputi perpustakaan fakultas, perpustakaan jurusan, dan perpustakaan pusat studi. Adapun yang lebih awal memulai digitalisasi library adalah di Perpustakaan Pascasarjana UGM dengan koleksi thesis dan disertasi. Tapi itu masih sebatas aspek lokal saja, artinya pengunjung hanya bisa mengakses di dalam perpustakaan tersebut. Pengunjung hanya bisa membaca, kalaupun ingin mencetak halaman-halaman tertentu, pengunjung harus mematuhi peraturan yang sudah ditetapkan oleh perpustakaan yang bersangkutan.
Sedangkan di perpustakaan unit yang lainnya digitalisasi library masih dalam tahap perencanaan. Adapun di Perpustakaan Pusat sendiri, lanjut Janu, kurang lebih dua tahun yang lalu dilakukan digitalisasi hasil penelitian dosen-dosen UGM, tapi hanya abstraknya saja. Sebab ada pembatasan bahwa koleksi penelitian tidak boleh dipublikasikan secara lebih luas. Hal itu berkaitan dengan hak copy. Apabila setelah membaca abstraknya pengunjung tertarik, maka pengunjung memesan. Adapun digitalisasi database, di Perpustakaan Pusat melanggan EBSCO, IEEE, dan yang dalam rencana dilanggan oleh Science Direct.
Dikemukakan oleh A. Fakih Usman, SIP bahwa database EBSCO jurnal tertentu dibatasi, ada proteknya. Mundur setahun kebelakang, misalnya 2006 baru bisa diakses di 2007. Ditambahkan pula agar kalau kita langgan on-line, kalau bisa kita minta yang ada back-upnya, sehingga apabila suatu saat melanggannya berhenti, kita masih punya dokumen yang telah kita langgan beberapa waktu yang lalu.
Mengenai masalah copyright, sebetulnya ini merupakan dilema. Di satu sisi, hasil penelitian diharapkan dipublikasikan seluas-luasnya, namun pihak peneliti tentu akan tidak rela. Namun dalam rangka pendidikan, hal ini menunjang pendidikan. Sedangkan untuk bisnis, ada hubungannya dengan royalty. Oleh karena itu, akhirnya semua kembali ke diri kita sendiriâ€, lanjut Fakih.
Adapun otomasi perpustakaan dimulai pada tahun 1991, yaitu dengan adanya cantuman data CD/ISIS. Tahun 2000 dimulai penggunaan SIPUS (Kerjasama dengan mahasiswa Ilmu Komputer UGM), tahun 2001 SIPUS versi I diaplikasikan. Tahun 2002-2003, SIPUS I dikembangkan oleh Gama Techno menjadi SIPUS 2 (Opac). Sedangkan awal tahun 2006, diaplikasikan SIPUS versi yang baru, yaitu SIPUS versi 3 (Opac berbasis web, bisa diakses intranet). (Humas UGM)