Universitas Gadjah Mada mulai menerapkan penggunaan tanda tangan elektronik (TTE). Hal ini dilakukan dalam rangka meningkatkan efisiensi, efektivitas, dan akuntabilitas dalam pelaksanaan proses bisnis.
“Dengan tanda tangan elektronik, pemalsuan dan perubahan dokumen dapat dicegah, jadi jauh lebih aman. Mungkin hanya perlu sedikit adaptasi di awal dalam penggunaannya,” tutur Rektor UGM, Prof. Ir. Panut Mulyono., Kamis (13/8).
Tanda tangan elektronik, terangnya, memiliki keunggulan dalam aspek keamanan karena menggunakan kriptografi asimetris, yaitu teknik enkripsi yang menggunakan sepasang kunci yang berbeda atau asimetris untuk mengenkripsi dan mendekripsi.
Penerapan tanda tangan elektronik di UGM dilaksanakan dengan bekerja sama dengan Balai Sertifikasi Elektronik Badan Siber dan Sandi Negara (BSrE BSSN) yang dilakukan pada tanggal 2 Juni 2020. Selain UGM, tanda tangan elektronik juga telah banyak digunakan oleh sejumlah instansi lainnya.
“Saat ini sudah banyak yang menggunakan TTE, terutama instansi pemerintahan dan institusi pendidikan,” kata Panut.
Ia menambahkan, UGM sendiri telah memiliki sistem informasi terintegrasi SIMASTER yang digunakan dalam berbagai aspek, antara lain keuangan, akademik, kepegawaian, persuratan, dan lainnya. Penerapan tanda tangan elektronik di UGM pun akan dilakukan secara bertahap pada SIMASTER.
Untuk tahap pertama, tanda tangan elektronik diterapkan pada dokumen Kenaikan Gaji Berkala (KGB), dokumen Surat Keterangan Pendamping Ijazah (SKPI), dokumen Transkrip Nilai, dan dokumen pertanggungjawaban pada proses Pengadaan Barang/Jasa (PBJ).
Sementara itu, penerapan tanda tangan elektronik tahap selanjutnya akan diterapkan pada dokumen-dokumen resmi yang diterbitkan UGM, seperti dokumen ijazah, dokumen persuratan, dokumen pertanggungjawaban keuangan, dokumen Letter of Acceptance (LoA), dokumen sertifikat/penghargaan kegiatan, dan lain sebagainya.
“Penggunanya untuk tahap awal adalah pejabat-pejabat di kantor pusat dan fakultas-fakultas, sesuai dengan kewenangannya dalam menandatangani dokumen resmi. Selanjutnya bisa dikembangkan untuk tenaga pendidik atau dosen,” paparnya.
Sekretaris Direktorat Sistem dan Sumber Daya Informasi (DSSDI) UGM, Triyogatama Wahyu Widodo, M.Kom., menambahkan untuk dapat menggunakan tanda tangan elektronik ini, akun harus terdaftarkan terlebih dahulu pada basis data BSrE dan telah membuat passphrase atau password.
“Passphrase selanjutnya digunakan setiap menandatangi dokumen,” terangnya.
Penulis: Gloria
Foto: Freepik.com