Kegiatan keprotokolan merupakan kegiatan yang berkaitan dengan aturan mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan. Tugas-tugas yang dilakukan sebagai bentuk penghormatan kepada sesorang sesuai jabatan dan atau kedudukannya dalam negara, pemerintah, perguruan tinggi maupun di masyarakat.
“Ini akan sangat penting kalau disiapkan secara matang agar pelaksanaan kedinasan, khususnya di perguruan tinggi bisa berjalan dengan baik dan lancar,” ucap Prof. Dr. Ir. Bambang Agus Kironoto, Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Aset UGM, saat membuka webinar Manajemen Keprotokolan Perguruan Tinggi Negeri, Selasa (8/9).
Menurutnya, keberhasilan atau kesuksesan suatu acara tergantung bagaimana melakukan perencanaan, dan bagaimana protokol mempersiapkan suatu jenis kegiatan. Meskipun terkadang telah dipersiapkan matang, tetapi di lapangan dalam implementasinya terjadi di luar dugaan.
Terlebih di saat harus menerima tamu yang super VVIP. Ada keprotokolan yang berlaku di lingkungan mereka sehingga diperlukan penyesuaian-penyesuaian agar kegiatan dapat berjalan dengan baik dan lancar.
“Beberapa kali UGM menerima tamu negara, baik dari pemerintah pusat, menteri, pimpinan TNI hingga presiden. Hal semacam ini perlu disiapkan sebaik-baiknya agar kegiatan yang dihadiri berjalan dengan baik,” terangnya.
UGM juga terbiasa menerima tamu-tamu negara lain, baik pemerintah maupun kerajaan yang menuntut standar-standar tertentu, baik dari sisi keamanan maupun sisi-sisi lain. Hal semacam itu tanpa ada dukungan pemahaman yang baik dari protokol maka dikhawatirkan acara berjalan tidak seperti yang diharapkan.
“Saat ini aturan-aturan yang terkait protokoler memang sudah diatur dalam UU No 9 tahun 2010 tentang keprotokolan, dan alhamdullilah dari Kemendikbud saat ini tengah menyiapkan draft tentang keprotokolan yang dalam waktu tidak lama lagi bisa di sahkan yang nantinya bisa menjadi salah satu rujukan atau referensi dalam menyiapkan keprotokolan di perguruan tinggi,” tuturnya.
Hal senada disampaikan Manifes Zubayr, SE., MM.,Ak, Tata Usaha Pimpinan, Biro Umum, Kemendikbud. Menurutnya, protokol memegang peranan penting dalam memberikan layanan kegiatan atau acara kedinasan pimpinan. Tak jarang mereka harus melakukan penyesuaian dan penyelarasan terhadap pedoman keprotokolan agar tugas-tugas kedinasan pimpinan berjalan dengan lancar.
“Bergabungnya pendidikan tinggi ke Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan tentu banyak hal yang kemudian harus diselaraskan. Salah satunya adalah aturan atau pedoman penyelenggaraan acara-acara akademik di lingkungan pendidikan tinggi”, katanya.
Manifes mengaku Kemendikbud saat ini tengah melakukan penyusunan kembali terkait aturan terbaru dalam wadah Permendikbud tentang pedoman keprotokolan. Diharapkan draft Permendikbud tentang keprotokolan ini nantinya bisa dijadikan referensi untuk penyelenggaraan kegiatan di lingkungan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan.
“Untuk itu, saya berharap dukungan semua pihak agar draft peraturan Menteri Pendidikan dan Kebudayaan tentang keprotokolan dapat disahkan tahun ini juga,” pintanya.
Simson Leider Nadeak, S.Sos., M.PUB.POL, Kasubbag Dukungan Acara Biro Protokol Sekretariat Kepresidenan, selaku pembicara mengungkapkan protokol adalah serangkaian aturan-aturan keupacaraan dalam segala kegiatan resmi yang diatur secara tertulis maupun dipraktikkan, yang meliputi bentuk-bentuk penghormatan terhadap negara, jabatan kepala negara atau jabatan menteri yang lazim dijumpai dalam kegiatan antar bangsa. Oleh karena itu, menurutnya, protokol adalah seni dan ilmu dalam mengatur.
“Seperti yang kita dengar akhir-akhir ini, kenapa disebut protokol kesehatan bukan prinsip-prinsip kesehatan menghadapi Covid-19, artinya ini yang utama dilakukan dalam menghadapi pandemi Covid-19 memutus mata rantainya. Sama halnya saat menjalan tugas protokol, maka yang utama apa yang harus dikerjakan,” paparnya.
Menjalankan tugas yang utama, kata Simson Nadeak, seorang protokol mestinya memegang prinsip ABCD. Pertama A (audience) diharapkan semua protokol harus paham terkait audincenya, sebab audiencenya bisa pejabat, teman-teman protokol sendiri, masyarakat, atau siapapun yang menjadi audience.
Kedua B (behaviour), protokol diharapan mampu memberikan pemahaman dan praktik yang seragam dan sama dalam perlakukan pengaturan standar protokol. Sedang C (condition), hal ini terkait adanya pola pengaturan yang berbeda-beda.
“Bahwa ada kondisi yang berbeda, ada proses yang berbeda, ada perlakuan yang berbeda. Diharapkan dalam satu institusi yang sama mestinya tidak harus diperlihatkan perbedaan yang frontal atau perbedaan yang mencolok. Sedang D (degree), adalah tolok ukur, ada hasil nantinya yang harus disepakati bersama, inilah seni mengatur keprotokolan,” terangnya.
Disamping prinsip ABCD sebagai seni mengatur protokol, kata Simson, semua yang terkait pekerjaan protokol harus mendapat perlindungan undang-undang. Undang-undang bisa berupa peraturan, aturan-aturan internal, misal peraturan rektor.
“Apakah aturan-aturan itu mengikat, ya mengikat, karena itu menjadi petunjuk teknis dalam memandu pekerjaan kita sehari-hari,” imbuhnya.
Drs. Gugup Kismono, MBA., Ph.D., Sekretaris Rektor UGM, menambahkan kriteria suatu acara dikatakan sukses apabila acara atau kegiatan dapat berlangsung lancar. Disamping itu, acara mampu memberikan kenyamanan semua pihak.
“Tolok ukur lainnya acara berlangsung menarik dan tidak membosankan, membawa suasana gembira, dan tingkat kesalahan minimal,” katanya.
Haryanto, S.E., M.M, Kasubbag Keprotokolan UGM, menyampaikan kegiatan Webinar Protokol Perguruan Tinggi Negeri yang di selenggarakan Humas dan Keprotokolan UGM diikuti 216 peserta yang terdiri PTN 110 orang, LLDIKTI 17 orang dan PTS 89 orang. Hadir pula beberapa dari Perguruan Tinggi Kedinasan dan Instansi Pusat.
Kegiatan Webinar Protokol Nasional diharapkan dapat menjadi sarana untuk mengoordinasikan program dan meningkatkan pemahamaman tentang keprotokolan. Selain itu, mendukung dan memperkuat jaringan kerja diantara keluarga besar Kemendikbud yang memungkinkan terjadinya penguatan responsibilitas semua pemangku kepentingan dalam mewujudkan acara yang sukses.
“Menjadi seorang protokol yang profesional adalah mampu menempatkan diri menjadi jembatan yang dapat berfungsi sebagai penghubung, dan seorang protokoler harus memegang 3 prinsip agar sukses yaitu komunikasi, koordinasi, dan kolaborasi,” ucapnya.
Penulis : Agung Nugroho
Foto : Firsto