Perpustakaan UGM bersama Kantor Arsip UGM selama dua hari, 29-30 Juli 2010 menggelar workshop Manajemen Perpustakaan dan Arsip. Workshop yang berlangsung di ruang Perpustakaan UGM ini, menghadirkan pembicara mahasiswa pasca sarjana Ilmu Informasi, Universitas Michigan Amerika Serikat Justin Joque dan Christine Murray, Kepala Kantor Arsip UGM Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum dan Drs. Ida Fajar Priyanto, M.A, Kepala Perpustakaan UGM.
Workshop yang berlangsung sangat menarik ini berusaha mempertemukan antara ilmu perpustakaan dan ilmu arsip, serta memperkenalkannya sebagai bagian dari Ilmu Informasi. Dalam makalah berjudul “Pengantar Pada Digital Environment” Ida Fajar Priyanto menyatakan kondisi perpustakaan dan arsip saat ini tidak hanya berwujud buku, namun juga audiovisual, mikro dan digital. Oleh karena itu agar berfungsi secara maksimal ia sangat membutuhkan penangangan dan pemeliharaan secara khusus dan berbeda. “Sehingga kekayaan intelektual yang berada di dalamnya dapat didayagunakan lebih lama,” ujar Ida Fajar.
Justin Joque dan Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum dihadapan para peserta mengurai tentang wacana perkembangan arsip dan penanganannya di Indonesia dan di Amerika. Sejauh ini, menurut penilaiannya sistem pengelolaan arsip di tiap negara bagian Amerika Serikat belum seragam dan belum terintegrasi dengan baik. Pengelolaan arsip masih bergantung pada kebijakan negara masing-masing.
Sementara itu, Christine dan Justin dalam presentasinya memperkenalkan kepada para pustakawan tren layanan referensi di Amerika Serikat. Layanan referensi di Amerika, katanya dilakukan oleh pustakawan, spesialis subyek dan mahasiswa magang dengan berbagai media seperti e-mail, chatting, mengunjungi secara langsung, serta penyediaan instruksi di website perpustakaan. Kondisi ini sedikit berbeda di Indonesia, karena di perpustakaan-perpustakaan di sini masih sedikit yang menyediakan layanan chatting untuk para pemustakanya. “Penggunaan media internet ini menjadikan pustakawan dan subyek spesialis tidak terikat oleh waktu dan tempat. Mereka dapat melakukan kerja ini di rumah atau di tempat lain,” papar Justin.
Pada sesi terakhir workshop, Christin memperkenalkan software opensource untuk mensitasi berbagai tulisan secara benar dan tepat. Hal itu disampaikan mengingat persoalan ini sangat penting untuk informasi para pustakawan dan mahasiswa, sebab di Amerika Serikat salah satu tugas pustakawan adalah membimbing mahasiswa untuk dapat mengutip secara benar dan tepat cara menulis referensi dari sumber bacaan.
dari penyelenggaraan workshop ini para arsiparis dan pustakawan di Amerika dan Indonesia diharapkan mendapatkan pengetahuan dan pengalaman yang berbeda. Selain itu mereka diharapkan pula dapat mengambil dan memberikan pengetahuan dan pelatihan bagi para pustakawan dan arsiparis ini untuk menangani dokumen dan bahan perpustakaan agar tahan lama dan dapat mendayagunakan bahan-bahan tersebut secara maksimal. (Humas UGM/ Agung)