YOGYAKARTA- Arsip beserta lembaga arsip di Indonesia saat ini masih saja terjebak kepada persoalan praktis (practice discussion). Hal itu berbeda dengan lembaga kearsipan di negara-negara maju yang telah fokus pada pengembangan pengetahuan mengenai arsip (knowledge development).
Menurut Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum., selain berbeda paradigma antara Indonesia dengan negara maju, pihak Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dilihatnya juga masih belum optimal dalam membuat standar arsip saat ini. “Kita masih terjebak bicara pada persoalan-persoalan praktis, sementara negara lain sudah pada tataran knowledge development,†kata Machmoed dalam sambutannya di acara peringatan Dies Natalis ke-6 Arsip UGM dan Penyerahan Trofi Lomba Karya Tulis Kearsipan 2010 di Grha Sabha Pramana (GSP) UGM, Senin (4/10).
Machmoed menambahkan nantinya setelah membenahi standardisasi arsip, persoalan yang masih menunggu adalah kesiapan sumber daya manusia (SDM). Khusus Arsip UGM, diharapkan dalam perkembangannya dapat berkiprah dan menjalin kerja sama dengan perguruan tinggi lain, baik dalam maupun luar negeri terutama di bidang riset. “Arsip UGM tidak ingin hanya terjebak pada tanggung jawab internal, namun juga eksternal,†katanya.
Dengan terjalinnya kerja sama dengan pihak luar yang lebih maju, Arsip UGM dapat mengadopsi kemajuan yang telah dimiliki. Dengan demikian, tugas-tugas kearsipan yang diemban, baik dari sisi keilmuan maupun praktik, bisa terus berkembang. “Impian teman-teman tentu arsip bisa berkembang, baik sebagai sumber informasi bidang riset maupun untuk sekadar rekreasi,†tutur Machmoed.
Dukungan untuk peran kantor Arsip UGM juga muncul dari pihak Universitas. Sekretaris Eksekutif (SE) UGM, Drs. Djoko Moerdiyanto, M.A., mengatakan Arsip UGM selama ini sudah menjadi brand march pengembangan arsip berbagai perguruan tinggi lain. Universitas sebenarnya juga berkeinginan agar nantinya digital arsip bisa diterapkan di UGM. “Itu memang keinginan kita bisa diterapkan digital arsip, tapi sebenarnya selain itu, untuk arsip, keberadaan sebuah gedung (bangunan) untuk sebuah ruang juga menjadi prioritas juga,†kata Djoko.
Untuk itu, Djoko berharap agar Arsip UGM dapat terus berperan dan maju dalam memberikan informasi dan referensi yang dibutuhkan. Terlebih lagi, selama ini banyak informasi dan data yang cukup bermanfaat, khususnya bagi Universitas, telah diberikan oleh Arsip UGM.
Dalam acara peringatan Dies ke-6 Arsip UGM itu, dilakukan pula pemotongan tumpeng oleh Sekretaris Eksekutif, Drs. Djoko Moerdiyanto, M.A., yang diserahkan kepada Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum. Di samping itu, juga diserahkan trofi, sertifikat, dan uang pembinaan kepada tiga pemenang lomba karya tulis kearsipan Arsip UGM.
Menurut Sekretaris Arsip UGM yang juga ketua panitia acara, Drs. Zudimat, peserta lomba karya tulis yang mendaftar berjumlah 36 orang dan berasal dari kalangan arsiparis, praktisi, mahasiswa, dll. Mereka datang dari berbagai wilayah, antara lain, Yogyakarta, Jawa Timur, Jawa Tengah, DKI Jakarta, NTT, NTB, dan Sumatera Utara. Lomba karya tulis ini diadakan untuk meningkatkan kepedulian unit-unit kerja, khususnya yang ada di UGM, serta untuk menyelamatkan arsip agar dapat bernilai guna.
Tiga pemenang lomba kali ini adalah Florentinus Nugro Hardianto (Yogyakarta) sebagai juara I, dengan judul naskah “Optimalisasi Fungsi Organisasi Kearsipan Perguruan Tinggi dalam Mendukung Tri Dharma Perguruan Tinggi”, Wening Prasetiyo Pamekas (Cilacap), juara II, dengan judul naskah “Upaya Pemahaman Arsip di Desa sebagai Unsur Penunjang Pembangunan (Sebuah Tinjauan di Desa Mernek, Kecamatan Maos Cilacap)”, dan juara ketiga, Rina Rakhmawati (Yogyakarta), dengan judul naskah “Arsip Perguruan Tinggi sebagai Laboratorium dan Pusat Kajian Ilmu Kearsipan”. (Humas UGM/Satria)