YOGYAKARTA-Kiprah Kantor Arsip UGM sejauh ini telah diakui oleh banyak lembaga, baik skala nasional maupun internasional. Kantor Arsip UGM juga telah dikenal berpestasi, memiliki SDM yang andal dan bagus dalam kinerjanya. Hal inilah yang mendasari banyak pihak terus belajar dan menimba ilmu dari Kantor Arsip UGM.
Setidaknya ini terlihat dari kunjungan puluhan arsiparis dari Bali yang tergabung dalam Ikatan Arsiparis dan Pengelola Arsip Perguruan Tinggi Negeri (IKAPA-PTN) se-Bali di UGM, Rabu (27/10). Kunjungan dipimpin langsung oleh Ida Bagus Arimbawa (Kepala Pusat Arsip Udayana) dan I Nyoman Sugawa (Ketua IKAPA Bali). Mereka diterima langsung oleh Sekretaris Eksekutif (SE) UGM, Drs. Djoko Moerdiyanto, M.A., Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum., Sekretaris Arsip UGM, Drs. Zudimat, Kepala Bidang Layanan, Dr. Ari Basuki, M.Pd., dan Dra Suwarni, Kepala Bidang Database Arsip UGM.
Menurut penuturan I.B. Arimbawa, kunjungan ke UGM merupakan yang pertama sejak Kantor Arsip Udayana berdiri pada 2008 lalu. Ketika berdiri dulu, menurut Arimbawa, 26 staf di kantornya sama sekali tidak memiliki pengalaman mengenai arsip sehingga harus banyak belajar. “Ini merupakan kunjungan pertama kami di UGM untuk banyak belajar mengenai arsip,†ujar Arimbawa ketika memberikan sambutan di ruang ertemuan Majelis Guru Besar (MGB) UGM.
Diakuinya bahwa selama ini bantuan dari Kantor Arsip UGM kepada mereka cukup banyak. Mereka juga sering memantau kegiatan Kantor Arsip UGM melalui website yang ada. Dalam kesempatan ini, Arimbawa menjelaskan selain Udayana, arsiparis dari Bali yang berkunjung di UGM kali ini juga berasal dari tiga perguruan tinggi lain, yakni Universitas Pendidikan Ganesha Singaraja, Politeknik Negeri Bali, dan ISI Denpasar. “Sedianya hanya tiga PTN saja. Namun, kemudian bertambah lagi satu menjadi total empat PTN yang berkunjung di UGM hari ini,†tutur Arimbawa.
Sementara itu, Sekretaris Eksekutif UGM, Drs. Djoko Moerdiyanto, M.A. mengatakan peran Kantor Arsip UGM telah banyak menyumbangkan jasanya, terutama sebagai penyedia data UGM, mulai dari ketika UGM berdiri hingga saat ini. Dengan kiprahnya tersebut, peran Kantor Arsip UGM diakui ikut mendorong UGM menuju World Class Research University (WCRU). “World Class Research University tidak akan bisa berjalan baik tanpa peran Kantor Arsip UGM,†kata Djoko.
Di tempat yang sama, Kepala Kantor Arsip UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum., mengatakan peran profesi arsiparis dinilainya sangat luar biasa. Namun sayang, pengakuan atau penghargaan kepada para arsiparis belum sepadan dengan tugas-tugas yang diembannya. “Jika tidak boleh dikatakan punya peran ganda, tugas-tugas arsiparis sangat luar biasa, baik sebagai arsiparis maupun record manager. Sayangnya, penghargaan arsiparis belum sesuai harapan setidaknya jika dibandingkan pustakawan,†kata Machmoed.
Meskipun demikian, Machmoed optimis akan ada perbaikan, terutama terkait dengan penghargaan kepada tenaga arsiparis karena Undang-Undang Nomor 43 tahun 2009 tentang kearsipan menampung perbaikan “penghargaan†tenaga kearsipan. “Saya sempat diundang oleh DPR ketika penyusunan UU 43/2009 ini. Ya, kita tunggu saja, mudah-mudahan segera ada perbaikan penghargaan arsiparis yang kemungkinan ditindaklanjuti melalui Peraturan Pemerintah (PP),†ujar Machmoed.
Dalam kesempatan ini, Machmoed juga menyinggung selama ini Kantor Arsip UGM telah menerapkan standar tentang arsip, baik untuk skala nasional maupun internasional. Bahkan, dengan standar yang telah diterapkan ini telah banyak diadopsi oleh lembaga dan perguruan tinggi luar negeri.
Kepada arsiparis Bali, Machmoed menuturkan tugas seorang arsiparis tetap dapat berjalan baik meskipun terkendala bangunan/gedung. Sistem dinilainya lebih diutamakan untuk dapat menerapkan tugas kearsipan dibandingkan dengan makna sebuah gedung. “Sistem kita utamakan. Soal gedung bisa nomor dua karena untuk record data bisa dilakukan hanya dengan sebuah sekat bukan gedung/bangunan,†pungkas Machmoed. (Humas UGM/Satria Ardhi Nugraha)