YOGYAKARTA-Arsip merupakan aset yang paling berharga dari semua aset negara yang ada. Ia merupakan warisan nasional dari generasi ke generasi yang perlu dipelihara dan dilestarikan. Bahkan, tingkat keberadaban suatu bangsa dapat dilihat dari pemeliharaan dan pelestarian arsipnya. Hal ini dikemukakan oleh H.M. Asichin, S.H., Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI), dalam Seminar Kearsipan Terintegrasi dengan Perkembangan Teknologi Informasi, yang diselenggarakan oleh Himpunan Mahasiswa Diploma Kearsipan Sekolah Vokasi UGM, Sabtu (9/7).
Dalam kesempatan itu, Asichin memaparkan bentuk corak arsip yang berkembang, mulai dari arsip tekstual, audio-visual, kartografik, hingga kearsitekturan, arsip bentuk mikro hingga arsip elektronik. “Jadi, sekarang itu sudah zamannya dengan komputer dan TIK (Teknologi Informasi dan Komunikasi). Sudah tidak zamannya lagi, misalnya, dengan buku agenda atau kartu kendali, sekalipun itu arsip masuk desa,†tutur Asichin.
Asichin juga menyinggung mengenai manajemen arsip dinamis, yakni mengelola arsip dinamis sejak diciptakan/dibuat, digunakan, dan dirawat sampai dengan disusutkan secara efektif dan efisien. Dalam kesempatan itu, Asichin tidak lupa mengingatkan dalam manajemen arsip berbasis TIK dampak penggunaan otomatisasi perlu mendapat perhatian. Ketergantungan manusia pada komputer menjadi tinggi, masalah pengamanan terhadap sistem dan terhadap akses informasi, masalah legalitas pembuktian, serta penggunaan teknologi komputer rawan terhadap medianya, kondisi lingkungan, penyimpanan, perkembangan teknologi, juga tindakan manusia. “Nah, media kertas tetap penting selain media elektronik karena masalah otentisitas pembuktian di persidangan, misalnya,†kata Asichin.
Arsip tetap bersifat terbuka meskipun sudah ada UU Informasi dan Transaksi Elektronik (ITE) serta UU Keterbukaan Informasi Publik (KIP). Prinsip keterbukaan arsip, menurut Asichin, ialah digunakan sesuai dengan tempat dan jelas lembaga yang berwenang secara hukum dalam memanfaatkannya. “Di dalam kedua undang-undang tersebut sudah dicantumkan apa saja yang bersifat rahasia sehingga secara prinsip arsip itu tetap bersifat terbuka,†terangnya.
Pembicara lainnya, Kepala Arsip UGM, Drs. Machmoed Effendhie, M.Hum., mengatakan pemanfaatan arsip elektronik memiliki berbagai kegunaan, seperti menjamin efisiensi, mampu mengurangi atau mengembangkan kebutuhan duplikasi, pengiriman, pemprosesan, penyimpanan, dan penemuan kembali informasi dapat dilakukan melalui sistem yang bekerja secara otomatis. “Di samping itu, tentu kita bisa mengklasifikasi arsip yang kompleks dan bermacam-macam dalam berbagai format dan media penyimpanan dilakukan oleh mesin,†kata Machmoed.
Dengan demikian, pemilihan dan pengelolaan teknologi penyimpanan yang tepat menjadi sangat penting. Meskipun demikian, tidak ada jaminan bahwa satu teknologi yang digunakan dapat terus menerus terpakai. Namun, paling tidak diprediksi bahwa penggunaan teknologi dapat bertahan untuk beberapa tahun ke depan. (Humas UGM/Satria AN)