Universitas Gadjah Mada sekali lagi berkesempatan menjadi salah satu tujuan visitasi untuk kerja sama internasional. Kali ini, Kantor Kearsipan Perpustakaan Pusat UGM mendapat kunjungan dari peserta “Training on Records and Archives Digitalization For South-South Countries” pada Jumat (20/10). Peserta merupakan 20 orang terpilih dari tujuh negara selatan, yakni Filipina, Fiji, Kamboja, Vietnam, Laos, Papua New Guinea, dan Timor Leste yang ingin memperkuat sektor kearsipan di negara mereka.
“Kami menyambut baik teman-teman dari tujuh negara selatan-selatan ini untuk belajar kearsipan. Kami punya sistem kearsipan sendiri untuk menjaga dokumen-dokumen penting, baik internal UGM maupun sumbangan dari pihak lain. Semoga nanti bisa saling berbagi pengalaman. Jadi tidak hanya kita mengajarkan, tapi juga mereka bisa berbagi tentang negara mereka. Karena setiap negara memiliki kondisi yang berbeda dan membutuhkan perawatan yang berbeda pula,” ucap Dra. Nawang Purwanti, M.Lib saat menyambut peserta pelatihan.
Kunjungan ke Kantor Arsip UGM merupakan salah satu dari rangkaian pelatihan yang dilaksanakan pada 15-28 Oktober 2023. UGM terpilih menjadi salah satu acuan pelatihan kearsipan yang diadakan oleh Kementerian Sekretariat Negara bersama Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) dan Korea International Cooperation Agency (KOICA). Dalam pelatihan ini, peserta diajak berkeliling melihat koleksi arsip yang berusia puluhan tahun. Mereka juga diajarkan bagaimana caranya menjaga dokumentasi foto dan arsip cetak agar awet hingga puluhan, bahkan ratusan tahun.
“Acara ini adalah satu dari berbagai pelatihan yang diadakan oleh kementerian, dengan tujuan berbagi pengalaman dan keilmuan dari kita. Bidang kearsipan di negara mereka itu masih belum banyak diperhatikan, dan anggarannya juga terbatas. Berbeda dengan di kita. Makanya kita ingin mereka belajar di sini untuk meningkatkan sistem kearsipan di negara mereka,” tutur Mohammad Husnul Fuadi dari Arsip Nasional Republik Indonesia. Selain itu, pelatihan ini juga ditujukan untuk memberikan citra baik bagi Indonesia di negara lain melalui upaya saling membantu.
Peserta dari tujuh negara telah diseleksi secara ketat di negaranya masing-masing. Setiap peserta diwajibkan membuat laporan kondisi kearsipan di negaranya, kemudian dipresentasikan pada penyelenggara pelatihan, yaitu ANRI, KOICA, dan Kementerian Sekretariat Negara RI. Nantinya, seluruh peserta memiliki kewajiban untuk menjadi agent of change ketika kembali ke negaranya. Perubahan ini juga memiliki indikator keberhasilan yang harus dipenuhi masing-masing peserta. Dengan begitu, tujuan pelatihan dapat tercapai dengan maksimal.
Terpilihnya UGM sebagai salah satu destinasi pelatihan bukan tanpa alasan. Awalnya, Yogyakarta ditargetkan dalam pelatihan karena memiliki unsur yang kuat dari segi kebudayaan. “Kita melihat di Jogja ini sangat terpenuhi unsur budayanya, lingkungannya mendukung. Kebetulan UGM ada di Jogja, dan punya kantor kearsipan yang sudah matang dan baik. Sehingga dapat menjadi tempat pembelajaran. Jadi selain mereka belajar kearsipan di sini, mereka juga bisa melihat kekayaan budaya kita. Belajarnya jadi lebih fun,” tambah Husnul.
Penulis: Tasya