Selama satu bulan, sebanyak 15 staf dari Universitas Negeri Malang melaksanakan magang kearsipan di Arsip Universitas. Kegiatan dibuka secara resmi oleh Sekretaris Eksekutif UGM Dr. Supra Wimbarti, MSc, Senin (20/8) di Ruang Seminar Wisma Kagama.
Dalam sambutannya Dr. Supra Wimbarti, MSc. menyampaikan pentingnya mengelola arsip dengan baik sehingga dapat didayagunakan. Beliau mencontohkan kasus yang terjadi di UGM, diantaranya polemik tentang makna lambang UGM dan nama gedung Panca Dharma yang dapat diselesaikan dengan arsip yang dikelola oleh Arsip Universitas.
“Makna lambang dan nama gedung panca darma yang selama ini menjadi polemik di UGM dahulunya dapat diselesaikan dengan adanya data-data arsip,†jelasnya.
Oleh karena itu Sekretaris Eksekutif UGM ini mengharapkan setelah mengikuti magang kearsipan di UGM, pengetahuan yang didapat para peserta magang dapat diterapkan di unit kerja masing-masing.
“Semoga dari hasil magang ini dapat lebih mendorong kemajuan bagi Universitas Negeri Malang,†harap Supra.
Peserta magang terdiri dari: Djoko Imam Purwanto dari Fakultas Ilmu Pendidikan, Susiasih Damalita, S.Pd. dari Fakultas Ekonomi, Eko Heru Prayogo dan Enny Hariyani, B.Sc. dari Fakultas Sastra, Drs. Teguh Priyanto dari Fakultas MIPA, Widhi Mangesti dari Fakultas Teknik, Imam Subandi dan Sukarto, S.Sos dari BAAKPSI, Dra. Sugiarti, Drs. Winarto, Sarpani dan Sudarto dari TU BAUK, Lamiran dari TU LPM, Dra. Nieke Adriani dari TU UPT BK, serta Markani, S.Pd. dari TU UPT Perpustakaan.
Adapun materi magang selama di Arsip Universitas antara lain: 1). Penjelasan umum tentang pendirian Arsip Universitas, latar belakang, dan tupoksinya ; 2). Pengembangan Citra UPU Arsip UGM melalui penerbitan; 3). Pengelolaan Arsip Perguruan Tinggi (Jenis-jenis arsip yang dikelola Perguruan Tinggi); 4) Pemberkasan arsip aktif dan inaktif berdasarkan klasifikasi; 5) Penyusutan arsip perguruan tinggi; 6). Penilaian arsip dinamis inaktif yang dilestarikan menjadi statis; 7). Kiat membuat data base berbasis Sistem Informasi Kearsipan (SIK).
Materi magang tersebut diberikan dalam bentuk tutorial/klasikal dan juga praktek yang didampingi oleh para staf dari Arsip Universitas. Selain itu juga dilakukan kunjungan untuk melihat langsung pengelolaan arsip di berbagai unit kerja yakni: Fakultas Farmasi, Fakultas Teknologi Pertanian, dan Fakultas Peternakan.
Penyampaian materi magang di UGM diakhiri pada hari Sabtu, 25 Agustus 2007, selanjutnya pada tanggal 27 Agustus sampai dengan 16 September 2007 para peserta menerapkan pengetahuan yang didapat serta mensosialisasikan materi yang diperoleh di unit kerja masing-masing di Universitas Negeri Malang. (Humas UGM)