Sebanyak 16 Fakultas dan Sekolah di lingkungan Universitas Gadjah Mada mengikuti Lomba Keprotokolan yang diadakan oleh Humas dan Protokol, Sekretariat Universitas UGM, Selasa (17/10), di ruang sekip, University Club, Kampus UGM. Setiap tim mengirim sebanyak 12 orang untuk melakukan simulasi kegiatan Rapat Senat Terbuka Dies Natalis di Fakultas dan Sekolah masing-masing.
Yang menarik, setiap peserta memiliki tugas dan peran masing-masing. Ada yang menjadi master of ceremony atau pembawa acara, ada yang bertugas sebagai operator video, among tamu, berperan sebagai Rektor, Dekan, Ketua Senat Akademik Fakultas bahkan ada yang berperan sebagai Menteri.
Fajar Budi, salah satu peserta dari tim keprotokolan Fakultas Kedokteran Gigi, menyampaikan timnya berlatih selama dua hari untuk berlatih agar bisa maksimal ketika tampil. “Persiapan kita dua hari,” kata Fajar yang bertugas sebagai petugas fotografer saat tampil.
Agar lebih maksimal saat tampil, semua personel menggunakan baju jas dan membawa perlengkapan yang tidak sedikit diantaranya, seperti pedel, mengenakan baju toga untuk pemain yang berperan sebagai Dekan dan Ketua Senat Akademik Fakultas.
Lain halnya dengan tim peserta dari Fakultas Teknologi Pertanian, mereka sengaja membawakan replika tumpeng yang bisa dihadirkan pada puncak Dies Fakultas. Sementara dari tim peserta Fakultas Kehutanan membawa podium untuk pidato ke dalam ruangan.
Sebelum lomba dimulai, panitia sengaja mengacak posisi bendera dan kursi agar peserta bisa menata dalam waktu tiga menit. Selanjutnya apabila dirasa sudah siap, masing-masing peserta diberikan waktu selama kurang lebih 17 menit untuk tampil.
Ketua Panitia Lomba Keprotokolan UGM, Haryanto, M.M., mengatakan setiap tim peserta yang tampil akan dinilai oleh dewan juri dari sisi tata upacara dan tata penghormatan. Sementara khusus untuk personel pembawa acara yang dinilai dari modulasi, intonasi dan tempo suara.
Perlombaan yang dilaksanakan untuk memeriahkan rangkaian Dies Natalis UGM ke-74 ini menurut Haryanto juga menjadi ajang sosialisasi aturan keprotokolan di lingkungan perguruan tinggi.
“Lewat perlombaan keprotokolan semacam ini, kita harapkan nantinya antara SOP universitas, Fakultas dan Sekolah ada kesamaan dalam penyelenggaraan suatu acara yang sifatnya formal,” kata Jack.
Selain itu, kegiatan lomba semacam ini menurut Haryanto juga memperkuat antar tim keprotokolan di lingkungan UGM untuk mengenal satu sama lain. “Mereka bisa saling mengenal antar personel satu sama lain, lebih memahami dan bisa mengimplementasikan kegiatan keprotokolan,” paparnya.
Namun yang tidak kalah penting, imbuhnya, para personel protokol Fakultas dan Sekolah akan mendapatkan umpan balik serta masukan dari dewan juri yang sudah berkecimpung di dunia keprotokolan.
Penulis : Gusti Grehenson
Foto : Firsto