Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan audiensi dari Badan Siber dan Sandi Negara (BSSN) di Kantor Pusat UGM, Rabu (17/6). Pertemuan tersebut menjadi ajang berbagi pengalaman mengenai transformasi digital dan praktik pengelolaan enterprise architecture yang diterapkan UGM untuk mendukung tata kelola organisasi yang lebih terintegrasi. Dalam kesempatan itu, UGM memaparkan perjalanan transformasi digital yang telah dilakukan selama beberapa tahun terakhir, mulai dari penataan proses bisnis hingga pengembangan sistem informasi yang terhubung antarunit. Audiensi berlangsung interaktif dengan pembahasan mengenai tantangan, strategi, serta praktik baik yang dapat diterapkan dalam penguatan tata kelola digital organisasi.
Kepala Biro Transformasi Digital (BTD) UGM, Dr. Mardhani Riasetiawan, M.T., menjelaskan bahwa transformasi digital di lingkungan perguruan tinggi tidak dapat hanya berfokus pada pengembangan teknologi. Menurutnya, perubahan harus diawali dengan penataan proses bisnis agar setiap sistem yang dibangun benar-benar mendukung kebutuhan organisasi. Pendekatan tersebut menjadi penting karena selama bertahun-tahun berbagai unit kerja mengembangkan sistem sesuai kebutuhan masing-masing sehingga integrasi data dan layanan menjadi tantangan tersendiri. Karena itu, UGM mulai membangun kerangka pengelolaan yang mampu menghubungkan proses bisnis, data, aplikasi, dan teknologi dalam satu arah pengembangan yang sama. “Kami menyadari bahwa selama ini pengembangan sistem informasi dilakukan tanpa desain arsitektur yang utuh. Enterprise architecture kemudian menjadi jawaban untuk membangun integrasi dan arah pengembangan yang lebih jelas,” ujarnya.
Perjalanan tersebut, lanjut Mardhani, tidak selalu berlangsung mudah. Transformasi digital kerap dihadapkan pada tantangan perubahan budaya kerja karena menyentuh berbagai aspek organisasi yang telah berjalan selama bertahun-tahun. Namun, komitmen pimpinan dan dukungan seluruh unit kerja menjadi modal penting untuk menjalankan perubahan secara bertahap. Berbagai kebijakan dan mekanisme baru diterapkan agar pengembangan layanan digital dapat berjalan lebih terarah dan memberikan manfaat nyata bagi sivitas akademika. “Perubahan memang tidak selalu nyaman pada tahap awal, tetapi setelah dijalankan kami merasakan manfaatnya dalam membangun organisasi yang lebih sehat, efektif, dan adaptif,” katanya.
Mardhani menambahkan bahwa transformasi digital yang dilakukan UGM tidak hanya bertujuan meningkatkan efisiensi kerja, tetapi juga mendukung pengambilan keputusan yang lebih baik. Melalui pemetaan proses bisnis yang lebih sistematis, universitas dapat mengidentifikasi berbagai kebutuhan organisasi sekaligus menentukan prioritas pengembangan layanan. Hasil pemetaan tersebut menjadi dasar dalam penyusunan kebijakan, pengembangan sistem, hingga transformasi kelembagaan. Dengan demikian, setiap inovasi digital yang dibangun memiliki keterkaitan yang jelas dengan tujuan strategis universitas. Pendekatan ini sekaligus membantu UGM menjaga keberlanjutan pengembangan teknologi di masa mendatang.
Dalam kesempatan yang sama, Muhammad Alif Taufiqurrahman, S.Kom., menjelaskan implementasi enterprise architecture yang digunakan sebagai fondasi transformasi digital UGM. Menurutnya, setiap usulan pengembangan aplikasi maupun fitur baru harus diawali dengan identifikasi kebutuhan dan pemetaan proses bisnis yang jelas. Langkah tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa teknologi yang dikembangkan benar-benar menjawab kebutuhan organisasi serta tidak menimbulkan duplikasi layanan. Selain itu, seluruh proses pengembangan juga terdokumentasi dengan baik sehingga memudahkan integrasi dan pemeliharaan sistem pada masa mendatang. “Proses bisnis menjadi fondasi utama karena seluruh kebutuhan data, aplikasi, dan teknologi berangkat dari proses bisnis yang dijalankan organisasi,” jelasnya.
Menurut Alif, pendekatan tersebut membantu UGM membangun tata kelola digital yang lebih terstruktur. Melalui dokumentasi yang komprehensif, universitas dapat mengetahui keterhubungan antara layanan, data, aplikasi, dan teknologi yang digunakan oleh berbagai unit kerja. Informasi tersebut menjadi penting dalam mendukung pengembangan layanan digital yang efisien sekaligus mengurangi risiko terjadinya sistem yang berjalan sendiri-sendiri. Ia menilai enterprise architecture tidak hanya berfungsi sebagai dokumentasi, tetapi juga menjadi instrumen untuk memastikan arah transformasi organisasi tetap berjalan sesuai tujuan yang telah ditetapkan. “Enterprise architecture berfungsi sebagai backbone transformasi organisasi karena menghubungkan proses bisnis, data, aplikasi, dan teknologi dalam satu kerangka yang terintegrasi,” tuturnya.
Praktik penerapan transformasi digital di tingkat unit kerja turut disampaikan oleh dr. Dian Kesumapramudya Nurputra, Sp.A., Ph.D., Sp.A.Subsp.Neuro.K. Dalam paparannya, ia menjelaskan pengalaman FK-KMK UGM dalam mengembangkan layanan dan tata kelola yang didukung sistem digital terintegrasi. Implementasi tersebut membantu fakultas meningkatkan efektivitas layanan sekaligus memperkuat koordinasi antarunit yang terlibat dalam berbagai proses akademik maupun administrasi. Pendekatan berbasis proses bisnis juga memungkinkan pengembangan sistem dilakukan secara lebih terarah sesuai kebutuhan pengguna. Pengalaman FK-KMK menjadi salah satu contoh penerapan transformasi digital yang mendukung peningkatan kualitas layanan di lingkungan UGM.
Dalam sesi diskusi, tim BSSN memberikan apresiasi terhadap langkah UGM dalam membangun tata kelola digital yang terstruktur dan berkelanjutan. Berbagai pertanyaan disampaikan terkait integrasi data, pengelolaan perubahan organisasi, serta strategi menjaga keberlanjutan transformasi digital di lingkungan institusi yang besar dan kompleks. Diskusi juga membahas pentingnya dokumentasi proses bisnis dan pengembangan sistem sebagai fondasi penguatan layanan digital. Pertukaran pengalaman antara kedua institusi berlangsung dinamis dan memberikan berbagai perspektif baru mengenai pengelolaan transformasi digital. Forum ini menjadi sarana pembelajaran bersama dalam menghadapi tantangan digitalisasi yang terus berkembang.
Audiensi ini diharapkan dapat memperkuat kolaborasi antara UGM dan BSSN dalam pengembangan tata kelola digital yang semakin efektif dan terintegrasi. Melalui pertukaran pengalaman dan praktik baik yang telah dilakukan masing-masing institusi, kedua pihak dapat memperoleh wawasan baru untuk mendukung penguatan layanan dan organisasi. UGM sendiri berkomitmen untuk terus melanjutkan transformasi digital yang berorientasi pada kebutuhan pengguna dan peningkatan kualitas tata kelola. Sementara itu, masukan dari BSSN menjadi bagian penting dalam penyempurnaan berbagai inisiatif yang tengah dikembangkan. Kolaborasi ini diharapkan dapat mendorong lahirnya inovasi yang semakin bermanfaat bagi masyarakat luas.
Penulis: Triya Andriyani
Foto: Donnie