Universitas Gadjah Mada menerima kunjungan Universitas Sriwijaya di Gedung Pusat UGM pada Senin (11/5). Kunjungan ini dalam rangka studi banding dan diskusi pengembangan sistem informasi terintegrasi menyusul perubahan status Universitas Sriwijaya menjadi Perguruan Tinggi Negeri Badan Hukum (PTN-BH). Pertemuan tersebut membahas berbagai aspek tata kelola kampus, mulai dari sistem informasi, pengelolaan keuangan, pengadaan barang dan jasa, hingga transformasi digital di lingkungan universitas. Kegiatan ini menjadi ruang berbagi pengalaman antarperguruan tinggi dalam membangun tata kelola kampus berbasis sistem digital.
Wakil Rektor Bidang Sumber Daya Manusia dan Keuangan, Prof. Dr. Supriyadi, M.Sc., menyampaikan bahwa UGM telah lebih dahulu menjalani proses transisi sebagai PTN-BH sehingga memiliki pengalaman panjang dalam membangun sistem tata kelola universitas. Ia menjelaskan perubahan status kelembagaan tersebut mendorong UGM untuk terus melakukan penyesuaian, termasuk dalam pengembangan sistem informasi yang mendukung layanan akademik dan administrasi kampus. Menurutnya, proses transformasi digital di lingkungan universitas tidak dapat dilakukan secara instan karena membutuhkan penyesuaian regulasi, sumber daya manusia, serta integrasi lintas unit kerja. Karena itu, UGM terus melakukan pengembangan sistem secara bertahap agar seluruh layanan dapat berjalan lebih efektif dan terhubung satu sama lain. “Jadi mungkin sudah sekitar 10 tahun kami membenahi sistem,” ujarnya.
Wakil Rektor Bidang Keuangan, Sumber Daya, Pengadaan, dan Logistik Universitas Sriwijaya, Prof. Dr. Bernadette Robiani, M.Sc., mengatakan Universitas Sriwijaya saat ini tengah melakukan berbagai penyesuaian pasca perubahan status menjadi PTN-BH. Salah satu kebutuhan utama yang sedang dipersiapkan ialah pembangunan sistem informasi terintegrasi yang mampu menghubungkan layanan keuangan, aset, perpajakan, hingga pengadaan barang dan jasa. Ia menyebut pengembangan sistem tersebut menjadi perhatian universitas karena berkaitan langsung dengan tata kelola dan akuntabilitas institusi. Untuk mempercepat proses, Universitas Sriwijaya membentuk tim lintas bidang yang melibatkan tenaga teknologi informasi, keuangan, aset, dan pengadaan. “Kami perlu membuat sistem informasi yang terintegrasi karena sistem yang ada saat ini belum saling terhubung,” katanya.
Ia menjelaskan tim pengembangan sistem tersebut mulai bekerja sejak satu bulan terakhir dengan melibatkan dosen dan mahasiswa dari bidang teknologi informasi. Menurutnya, kunjungan ke UGM dilakukan karena Universitas Sriwijaya melihat UGM telah memiliki sistem informasi yang cukup matang dan terintegrasi di berbagai sektor layanan kampus. Ia berharap pengalaman UGM dalam mengembangkan sistem digital dapat menjadi referensi untuk mempercepat proses transformasi di Universitas Sriwijaya. Selain dituntut membangun sistem yang terintegrasi, Universitas Sriwijaya juga tengah menghadapi target percepatan implementasi sistem keuangan dari berbagai pemangku kepentingan internal kampus. “Kami yakin nanti ada banyak hal yang bisa kami pelajari dari UGM ini dan berharap bisa mengejar ketertinggalan terkait sistem informasi agar lebih cepat,” ucapnya.
Menanggapi hal tersebut, Direktur Direktorat Teknologi Informasi UGM, Prof. Dr. Ir. Ridi Ferdiana, S.T., M.T, IPM menjelaskan pengembangan sistem informasi di UGM pada awalnya berjalan secara terpisah di masing-masing fakultas dan unit kerja. Kondisi tersebut membuat data dan layanan belum saling terhubung sehingga proses integrasi membutuhkan waktu yang panjang. UGM kemudian mulai membangun sistem berbasis kesamaan data agar berbagai layanan dapat dikonsolidasikan dalam satu ekosistem digital kampus. Menurutnya, proses integrasi tersebut bukan pekerjaan mudah karena setiap unit memiliki kebutuhan dan karakteristik layanan yang berbeda. “Semua sistem sudah mulai terpadu walaupun belum semuanya sempurna,” jelasnya.
Prof. Ridi menuturkan integrasi layanan di UGM diwujudkan melalui Sistem Informasi Manajemen Terpadu atau Simaster yang kini digunakan dosen, mahasiswa, hingga tenaga kependidikan. Melalui sistem single sign-on (SSO), seluruh sivitas dapat mengakses berbagai layanan hanya dengan satu akun. Ia mengatakan sistem tersebut mencakup layanan akademik, keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, perpajakan, hingga pengelolaan data kampus. UGM juga mengembangkan berbagai platform pendukung seperti hybrid cloud, data warehouse, layanan open data, hingga sistem berbasis Internet of Things (IoT). “Begitu menjadi anggota universitas baik dosen, mahasiswa, maupun tenaga kependidikan, semuanya bisa mengakses Simaster dengan satu akun,” imbuhnya.
Lebih lanjut, Ridi menjelaskan UGM saat ini tengah mengembangkan konsep intelligent university yang diarahkan untuk mendukung pengelolaan data dan layanan berbasis kecerdasan buatan atau artificial intelligence (AI). Pengembangan tersebut dilakukan melalui penguatan infrastruktur data, server AI, dan integrasi layanan digital kampus. Menurutnya, pemanfaatan AI nantinya akan digunakan untuk mendukung berbagai pengambilan keputusan dan analisis data di lingkungan universitas. Selain itu, UGM juga mengembangkan dashboard terpadu yang dapat memantau berbagai aktivitas kampus secara real time, termasuk pengelolaan transportasi dan fasilitas kampus.
Ridi menambahkan UGM juga mulai mengembangkan berbagai layanan kampus berbasis teknologi digital dan IoT. Salah satu inovasi yang dikembangkan ialah sistem transportasi hijau melalui sepeda kampus dan pengelolaan akses kendaraan berbasis kamera serta QR Code. Sistem tersebut terhubung langsung dengan Simaster sehingga aktivitas pengguna dapat dipantau secara digital. Menurutnya, pengembangan layanan tersebut merupakan bagian dari upaya UGM membangun kampus yang lebih efisien dan ramah lingkungan. “Kami mencoba mengintegrasikan layanan kampus dengan sistem digital agar pengelolaannya lebih efektif,” tuturnya.
Direktur Direktorat Keuangan UGM, Prof. Syaiful Ali, MIS., Ph.D., menjelaskan sistem keuangan UGM saat ini dikembangkan untuk mendukung integrasi organisasi dan tata kelola universitas. Ia menyebut seluruh proses penganggaran, penerimaan dana, pembayaran, hingga pelaporan keuangan kini dilakukan secara digital melalui sistem terintegrasi. Proses tersebut didukung oleh sistem host-to-host dengan sejumlah bank sehingga pembayaran UKT dan transaksi keuangan lainnya dapat langsung tercatat secara otomatis. Menurutnya, integrasi sistem membuat proses administrasi menjadi lebih cepat dan efisien dibanding sebelumnya. “Semua sudah diintegrasikan sehingga proses pembayaran yang dulu membutuhkan tiga sampai empat hari kini bisa selesai dalam satu hari,” terangnya.
Syaiful mengatakan sistem keuangan digital di UGM juga mendukung pengelolaan rekening virtual, sistem ID billing, hingga pembayaran berbasis e-wallet untuk kebutuhan operasional kampus. Melalui sistem tersebut, transaksi keuangan antarunit kerja dapat dipantau secara lebih akurat dan transparan. Ia menilai integrasi sistem memudahkan universitas dalam mengontrol arus keuangan sekaligus mempercepat layanan administrasi kepada sivitas universitas. Bahkan, proses persetujuan pembayaran kini dapat dilakukan secara daring tanpa bergantung pada dokumen fisik. “Kalau dokumen diterima sebelum pukul 15.30, pembayaran bisa selesai pada hari yang sama,” ujarnya.
Sementara itu, Kepala Kantor Pengadaan, Teguh Sudibyo, S.T., M.T., Ph.D., menjelaskan sistem pengadaan di UGM saat ini telah terintegrasi dengan sistem keuangan dan layanan administrasi lainnya melalui platform digital bernama Sipintar. Sistem tersebut digunakan untuk mengelola berbagai tahapan pengadaan mulai dari perencanaan, data rekanan, e-katalog, hingga monitoring pembayaran. Menurutnya, integrasi sistem membuat proses pengadaan menjadi lebih tertata dan mudah dipantau oleh universitas. UGM juga mulai mengembangkan e-katalog internal untuk mendukung pengadaan barang dan jasa secara lebih transparan. “Arahan pimpinan saat ini seluruh pengadaan diarahkan berbasis e-katalog agar prosesnya lebih transparan dan meminimalkan potensi fraud,” katanya.
Teguh menambahkan UGM terus mendorong perubahan pola kerja dalam proses pengadaan agar seluruh transaksi dilakukan melalui sistem digital. Ia menyebut tantangan terbesar dalam transformasi tersebut ialah perubahan kebiasaan atau habit dari pengelola pengadaan di unit kerja. Karena itu, UGM secara bertahap membatasi transaksi manual dan memperluas penggunaan sistem elektronik dalam seluruh proses pengadaan. Menurutnya, sistem digital membuat proses pengawasan menjadi lebih mudah sekaligus mengurangi potensi penyimpangan dalam transaksi. “Kami terus mencoba membangun sistem pengadaan yang lebih akuntabel dan terintegrasi dengan layanan universitas lainnya,” pungkasnya.
Penulis: Triya Andriyani
Foto: Firsto